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    四川瑞哲信息科技有限公司

    客戶檔案管理中檔案的現代化要與企業的信息化同步

    作者:admin 發布日期:2018/5/26 關注次數: 二維碼分享


    現代客戶檔案管理中檔案的現代化要與企業的信息化同步:

    企業檔案必須適應信息化要求,把電子文件妥善保管起來。我們曾經去大連新船公司參觀,他們的信息化建設程度很高,當時他的老總介紹:我們企業給外商制造大型油輪或客輪,外商來與我們洽談時,我的辦公室與外商的房間就一墻之隔,但是商量工作不是面對面,完全通過網絡進行,較后簽訂協議。我們也要適應這種工作方式,搞信息化建設。因為現在與國外企業合作,如果企業沒有信息化建設,就很難與外界交往。哈爾濱飛機制造公司在與法田進行合作時,法方來考察,首先要看你能不能讀懂他的軟件程序,再看是否具備遠程技術合作設計的能力,這是合作的基礎。

    信息化的迫切要求及飛速發展,對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前,在企業信息化建設過程中,也有檔案部門不了解、不懂的東西,特別是信息管理系統、資源管理系統、erp系統、CAD/CAM系統等。在這種情況下,檔案部門要知難而上,積極參與企業信息化建設,泛普軟件-客戶檔案管理軟件使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學,在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識,使檔案現代化與企業信息化有機結合,同步發展。

    檔案部門要主動宣傳電子文件歸檔的重要性,企業在制定信息建設規劃當中將檔案工作納入進去,檔案部門要參與到企業信息化當中去,要對整個電子文件的形成和管理提出要求,在實踐中邊學邊摸索,逐步把電子文件管理規范起來。這對檔案人員是一個難題。首先要解決紙質檔案與電子文件信息的對稱問題;其次要解決紙質和電子文件一致性的問題,電子文件看不見,就一張光盤,對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來,所以檔案部門要用專門的設備、專門的部門負責檢驗電子文件,如果保存的電子檔案有誤,將來在工作中可能要造成失誤。

    檔案的現代化管理一方面要適應檔案自身的發展,另外也要適應企業信息化建設的流程,兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統的記錄和保存方式,企業信息化應用起來可以很瀟灑,實現無紙化辦公,財務、科研、外事等許多部門都進行網上辦公,較后什么都沒留下。客戶檔案管理軟件在檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題,就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動,也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上去,而是要借助現代化信息技術,引進先進的管理理念,對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識,要求我們不斷學習,吸納新知識,檔案部門不學習不提高,肯定要被淘汰。

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