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    四川瑞哲信息科技有限公司

    成都檔案數字化的含義及其內容

    作者:admin 發布日期:2021/1/12 關注次數: 二維碼分享

    成都檔案數字化是現在管理檔案的大趨勢,但是許多人卻對檔案數字化并不了解,今天就來為你講講其檔案數字化的含義及其內容。

    (一)檔案數字化的含義

    狹義的檔案數字化,又稱數字化加工或數字化轉換,是指通過一定的技術手段將存儲于傳統載體上的、以模擬形態存在的檔案信息轉化為數字形態存在的、計算機可以識別和處理的信息的過程。

    檔案類型包括紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、縮微膠片等,轉化之后的數字信息有文本、圖形、圖像、音頻、視頻等多種媒體格式。

    廣義的檔案數字化,是指通過一定的技術手段將存儲于傳統載體上的、以模擬形態存在的檔案信息轉化為數字形態存在的、計算機可以識別和處理的信息,并加以存儲、組織、檢索、維護的過程。

    (二)檔案數字化的內容

    紙質檔案數字化是指采用掃描儀或數碼相機等數碼設備,對紙質檔案進行數字化加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。

    (1)檔案整理

    檔案整理又稱前處理,是指在掃描之前,根據檔案的管理情況,對檔案進行適當整理,并進行標識,以確保檔案數字化質量。

    包括:目錄數據準備、拆除裝訂、區分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記等步驟。

    (2)檔案掃描

    根據檔案幅面的大小,選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。掃描色彩模式有黑白、灰度、彩色。

    (3)圖像處理

    掃描后,要對圖像數據質量進行檢查,發現不符合圖像質量要求時,應重新進行圖像的處理。

    包括:操作不當、漏掃、排列順序不一致等應重新掃描。圖像處理如糾偏、去污、拼接、裁邊等。

    (4)圖像存儲

    采用黑白掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲,采用灰度、彩色模式掃描的圖像文件,一般采用JPEG格式存儲。

    壓縮時應保證圖像的清晰可讀,盡量減小存儲容量為準則。

    圖像命名以檔號進行命名,保證獨特性,如以多頁存儲時,應以檔號命名文件夾。

    成都檔案數字化

    (5)目錄建庫

    目錄建庫應選擇通用的數據格式,所選定的數據格式應直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

    目錄數據庫應符合《檔案著錄規則》的要求,應進行人工校對和檢查,對不合格的數據進行修改或重錄。

    (6)數據掛接

    檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫,通過質檢環節確認為“合格”后,通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。

    每份文件圖像文件名與目錄數據庫中檔號應保持一致性和獨特性,實現數據批量、快速掛接。

    (7)數據驗收

    以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據,包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。

    一個全宗的數據抽檢比例不得低于5%。目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤,或目錄數據庫、圖像文件之一不完整、不清晰,抽檢標記為“不合格”,一個全宗的檔案數字化轉換質量抽檢合格率達到95%以上(包括95%),予以驗收“通過”。

    (8)數據備份

    經驗收合格的完整數據應及時進行備份。為保證數據的安保,備份載體的選擇應多樣化,采用在線、離線相結合的方式實現多套備份。

    (9)數字化成果管理

    應加強數字化成果的管理,確保其安保、完整和長期可用。

    紙質檔案數字化成果在網上檢索利用時,應制作單位的電子標識,根據具體情況選擇可下載或不可下載。

    (三)檔案網站的含義

    (1)廣義的檔案網站

    是指一個應用框架,它將各種檔案應用系統和各類檔案信息資源集成到一個信息管理平臺之上,并以統一的用戶界面提供給用戶,從而建立起檔案部門面向各類用戶的信息通道。

    (2)狹義的檔案網站

    是指基于互聯網對檔案信息資源進行集成并提供有關檔案信息服務的應用系統。

    (四)檔案網站的功能

    (1)檔案信息服務功能

    建立檔案網站的目的是向社會公眾提供檔案信息服務,使檔案用戶借助于網絡可以實現快速方便的檔案信息查詢,并通過網絡完成檔案信息的傳輸服務。

    (2)宣傳功能

    一方面成為檔案工作、檔案機構和檔案職業形象的宣傳工具,另一方面通過網上檔案展覽、檔巡查公布等形式,開展傳統歷史文化教育和愛國主義教育,發揮檔案網站的社會宣傳教育工作。

    (3)網上辦事功能

    檔案信息服務只是公眾單獨地從檔案部門接收信息,卻無法向檔案部門提出要求。

    因此,檔案網站還需要在檔案信息服務的基礎上,增加動態咨詢服務,實現網上辦事,達到檔案部門與公眾之間的雙向互動。

    如:行政許可審批和辦理、檔案業務培訓的報名與確認、查閱檔案的請求與回復等。

    (4)交流功能

    通過網上對話、留言板與網上調查、網上投訴、電子信箱等,檔案網站可以起到檔案部門與公眾之間交流的信息橋梁作用。

    (五)檔案網站的內容

    內容設計是檔案網站整體設計的核心部分,是實現檔案網站功能的關鍵所在。主要反映本單位的基本信息和服務項目,并進行科學分類,確定欄目名稱、結構層次及其排序。

    一般包括以下幾個方面:

    (1)反映檔案機構與職能的信息;如名稱、組織沿革、領導介紹、內設機構、地址環境、館舍情況等。

    (2)反映檔案工作的信息;如動態、數據、法規、標準、規范等。

    (3)反映館藏檔案的信息;如館藏指南、館藏介紹、館藏數量、專題檔案等。

    (4)檔案等信息的查詢;目錄查詢、全文查詢、檔案展覽、檔案公布等。

    (5)反映檔案電子政務的信息;如檔案行政許可和行政審批。

    (6)反映檔案利用服務的信息;如利用制度、查詢指南、開放檔案公告、網上預約等。

    (7)利用者反饋的信息;如電子信箱、業務論壇、網上調查等。

    (8)下載服務;如各種表格、文件下載、軟件下載等。

    (9)相關鏈接;如國內外檔案網站、本地政府網站等。

    以上就是關于檔案數字化的詳解,成都檔案數字化整理的這些內容,希望對你有所幫助,感謝你的閱讀和觀看。

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