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    四川瑞哲信息科技有限公司

    檔案整理的工作流程有哪些,你知道嗎?

    作者:admin 發布日期:2020/3/26 關注次數: 二維碼分享

    為了讓檔案整理工作更加規范化、科學化,今天小編和大家分享一下檔案整理的工作流程,都是干貨一起來看看吧!

    一、收集

    收集工作一般是每年1-2月開始,由檔案室通知各部門做好上年度文件材料的收集工作,提出具體要求,并附上《文件材料歸檔范圍及保管期限表》供參考。檔案整理檔案室要做好接收登記,建立《檔案移交接收登記表》。

    檔案整理

    二、分類

    (1)年度劃分

    年度劃分應遵循以下方法:一般的文件材料,放在其形成年度歸檔;計劃、預決算、總結、報告、統計報表等,應放在文件內容針對的年度;長遠規劃應放在文件內容針對的頭一年;多年的總結、報告,應放在文件針對的一年;跨年度的案件,應放在結案的一年??缒甓鹊臅h文件,以會議閉幕時間來劃分;來文與復文跨年度并作為一件歸檔的,以復文時間來劃分。不同年度的文件一般應分開排放。

    (2)保管期限表劃分

    參照《廣東省機關文書檔案保管期限表》(下簡稱《期限表》)對歸檔文件進行保管期限劃分,不在《期限表》規定的歸檔范圍內,而又認為具有保存價值,需要歸檔的文件材料,由各辦公室自行決定保管期限或咨詢檔案館。

    三、組件

    件是歸檔文件的整理單位,一般以每份文件為一件:

    正文、附件為一件(正文在前,附件在后);

    文件正本與定稿(包括法律法規等重要文件的歷次修改稿)為一件(正本在前,定稿在后);

    轉發文與被轉發文為一件(轉發文在前,被轉發文在后);

    原件與復制件為一件(原件在前,復制件在后);

    正本與翻譯本為一件(無特殊規定的,漢文文本在前,少數民族文字文本在后);

    中文本與外文本為一件(中文本在前,外文本在后);

    報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);

    簡報、周報等材料一期為一件;

    會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件,會議記錄一年一本的,一本為一件;

    來文與復文(請示與批復、報告與批示、函與復函等)獨立成件。

    四、修整

    歸檔文件裝訂前,對不符合要求的文件材料進行修整。

    歸檔文件已破損的,應按照DA/T 25-2000 予以修復;字跡模糊或易退變的,應予復制。

    歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

    對于幅面過大的文件,應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

    五、裝訂

    1、要求:A4大小為標準取齊(凡文件尺寸大于A4紙規格的,要按A4規格進行折疊或裁剪,小于16開規格及破損的要進行托裱。托裱時單面內容文件在文件四角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央;雙面內容文件在文件左邊兩角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央。);形成時即為成本成冊的報表、刊物等,可保留原裝訂,裝訂時應盡量不破壞檔案原貌;不能使用塑料夾裝訂文件。

    2、方法:不銹鋼釘;線裝。(不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。)

    3、10年期的檔案(可)不拆釘。

    六、排序、編號

    在分類方案的低一級類目(即“保管期限”)內進行排序、編號,每年(每個機構)每個保管期限的文件按時間結合事由從1開始編順序號。    

    排列時,都應盡可能將關系密切的(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。

    每一年度的歸檔工作結束后,如發現有其它應歸檔的文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

    七、編頁碼

    以件為單位,采用號碼機打印在每頁紙的右下角空白處,雙面有字跡的檔案材料,對于背面書寫的頁面頁碼打印在左下角空白處(按文字方向編頁碼)。每份文件均從1開始編頁碼,編有效頁。

    八、蓋檔號章

    檔號章蓋于文件首頁上方空白處。

    檔號章項目包括全宗號、類別號、期限、年度、機構、件號六項。

    “全宗號”是檔案館為進館單位檔案所編制的實體管理號。

    “類別號”是指一個立檔單位內不同門類的檔案代字或代號,如A等。

    “年度”指歸檔文件的形成年度,標注4位阿拉伯數字。

    “機構”填寫歸檔文件(收文或發文)的承辦機構名稱(規范化簡稱)。不按機構分類的,不填此欄。

    “期限” 指歸檔文件的保存時間,分永久、30年、10年三種。

    “件號”是歸檔文件的順序號。

    九、著錄

    1、著錄的項目要準確、齊全,以便于檢索。

    2、一級著錄要素:a、類別:文書檔案;b、年度:文件對應年度;c、機構:本辦公室名稱;d、期限:永久、30年或10年。

    3、二級著錄要素:件號、密級、文號、責任者、標題、主題詞、文件日期、頁數、歸檔日期、附件、公開范圍、自定義類別、附注。

    4、題名著錄

    (1)文件題名一般要求照實抄錄,不得隨意改動。如文件沒有題名或雖有題名但無法揭示出文件的實際內容和成份,應重新擬寫。將重擬的題名附于原題名后,外加“[  ]”。

    (2)對題名中出現“我鎮”“你局”“本鎮”等不規范簡稱的,應據實著錄并在其后注明全稱或規范的簡稱,用“[]”標識。如“關于本局……工作總結”應錄成“關于本局[××局] ……”,而不應錄成“關于XX局工作總結”

    (3)有副題名的照原文副題名錄入,在副題名前加“:”號;如有多個副題名,在各個副題名中用“;”隔開。

    (4)“任免通知”等公文的標題通常只標注一個或部分人名,著錄時可在題名之后,加上該文任免的本單位有關人員的名字,并外加“[  ]”。

    (5)有附件的應將附件的題名完整錄入。如幾份文件合在一起算作一件的,應將除首件外的其他文件作為附件來處理,題名在“附件”欄內標識清楚。

    十、裝盒

    1、將整理好的歸檔文件裝入檔案盒內對同一個保管期限內的文件,根據檔案盒厚度,將文件按順序裝入盒中。不同保管期限的文件不能裝在同一盒內;分機構編流水號的,不同機構的文件不要裝在同一盒內。

    2、填寫檔案盒背上的項目完整填寫檔案盒背上的項目:全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機構、起止件號。

    3、填寫備考表項目:盒內文件材料情況說明、整理人、檢查人、整理時間。

    十一、編檢索工具

    1、打印目錄

    按件號打印歸檔文件目錄。

    2、擬寫“歸檔說明”

    內容包括:本年度立檔單位主要工作概況,內設機構、職能及黨政主要領導變化情況,文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數量、有何缺陷)。

    3、裝訂成規范的檔案目錄

    目錄內一般按歸檔說明、永久、30年、10年的順序排列,可將永久、30年、10年分別裝訂,或永久、30年合訂,10年單獨裝訂,多年合編。

    4、填寫“目錄夾封面”上的項目

    包括全宗名稱、類別、年度、保管期限。

    5、填寫“目錄夾背脊”上的項目

    包括全宗號、類別、年度、期限。

    以上就是小編整理的關于檔案整理的內容了,希望對您有所幫助,如您有不同見解,歡迎來電探討哦!

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